Yhdistys
SUP ry perustettiin vuonna 2012 tukemaan rodusta kiinnostuneiden toimintaa, ja tuomaan rotua paremmin esille.
Yhdistys jakaa tietoa rodusta, tarjoaa listan kasvattajista ja jalostusuroksista. Pienilukuisen rodun parissa ulkomaan tuonnit ovat isossa osassa, ja niistä on ollut tapana pitää myös listaa nähtävillä rodusta kiinnostuneille.
Vuosittain pyritään järjestämään rodun harrastajien yhteinen tapaaminen eli ”polskipäivät”. Lisäksi klubinäyttely, sekä maastojuoksumestaruus.
SUP ry:n kannatustuotteet
Suomen Puolanvinttikoirat ry:ltä löytyy verkkokauppa. Verkkokaupasta voit tilata yhdistyksen logolla mm. paitoja ja kasseja, ja siten tukea yhdistyksen toimintaa.
Yhdistyksen säännöt
1. Yhdistyksen nimi ja kotipaikka
Yhdistyksen nimi on Suomen Puolanvinttikoirat ja sen kotipaikka on Helsinki.
2. Tarkoitus ja toiminnan laatu
Yhdistyksen tarkoituksena on herättää ja ylläpitää sekä edistää ja tukea puolanvinttikoiraharrastusta Suomessa. Yhdistyksen tarkoituksena on myös toimia puolanvinttikoiraharrastajiern yhteistyökanavana Suomen Vinttikoiraliittoon ja Suomen Kennelliittoon.
Tarkoituksensa toteuttamiseksi yhdistys voi:
– Järjestää jäsenilleen harrastukseen liittyviä opetus-, valmennus-, neuvonta-, ja kasvatustilaisuuksia
– huolehtia osaltaan harrastustoiminnasta järjestämällä näyttelyitä ja maastokisoja
– julkaista omia nettisivuja
– Toimia yhdessä muiden koiraharrastajien kanssa ja ylläpitää yhteyksiä muihin koirayhdistyksiin
3. Jäsenet
Yhdistyksen jäseniä voivat olla kaikki puolanvinttikoirista kiinnostuneet. Jäsenet hyväksyy hakemuksesta yhdistyksen hallitus. Jäsenten velvollisuus on suorittaa yhdistyksen määräämä liittymis- ja jäsenmaksu. Jäsenten oikeus on osallistua yhdistyksen toimintaan, käyttää äänioikeutta ja tulla valituksi yhdistyksen toimielimiin.
Pentujäsen on jäsen, jonka kasvattaja ilmoittaa yhdistyksen jäseneksi yhdeksi vuodeksi. Pentujäsen voi sen jälkeen itse jatkaa jäsenyyttä maksamalla normaalin jäsenmaksun. Pentujäsenellä on varsinaisen jäsenen asema, mutta pentujäsenen jäsenmaksu voi olla eri kuin varsinaisen jäsenen jäsenmaksu. Pentujäsenen jäsenmaksun suuruudesta päättää vuosikokous.
4. Jäsenen eroaminen ja erottaminen
Jäsenellä on oikeus erota yhdistyksestä ilmoittamalla siitä sähköpostitse tai kirjallisesti hallitukselle tai sen puheenjohtajalle, tai ilmoittamalla erosta yhdistyksen kokouksessa merkittäväksi pöytäkirjaan. Mikäli jäsenmaksua ei ole kunakin vuonna maksettu maaliskuun loppuun mennessä, katsotaan jäsen eronneeksi.
Jäsen voidaan erottaa yhdistyksestä, jos hän toimii yhdistyksen periaatteiden vastaisesti, toimii rikollisesti yhdistystä vastaan tai vahingoittaa yhdistyksen mainetta. Päätöksen erottamisesta näillä kriteereillä tekee hallitus.
5. Liittymis- ja jäsenmaksu
Jäseniltä perittävän liittymismaksun ja vuotuisen jäsenmaksun suuruudesta päättää vuosikokous.
6. Hallitus
Yhdistyksen asioita hoitaa hallitus, johon kuuluu vuosikokouksessa valitut puheenjohtaja ja 2 – 4 jäsentä. Hallituksen toimikausi on vuosikokousten välinen aika. Jäsen voi olla hallituksessa maksimissaan kaksi peräkkäistä toimikautta, ja ennen uudelleen valintaa on välissä oltava vähintään yksi vuosi. Hallitus ottaa keskuudestaan tai ulkopuolelta sihteerin. Hallitus kokoontuu puheenjohtajan kutsusta, kun hän katsoo siihen olevan aihetta tai kun vähintään puolet hallituksen jäsenistä katsoo siihen olevan aihetta. Hallituksen kokoukset voivat olla nettikokouksia. Hallitus on päätösvaltainen, kun vähintään puolet sen jäsenistä puheenjohtaja mukaan luettuna on läsnä. Äänestykset ratkaistaan ehdottomalla äänten enemmistöllä. Äänten mennessä tasan ratkaisee puheenjohtajan ääni, vaaleissa kuitenkin arpa.
7. Yhdistyksen nimen kirjoittaminen
Yhdistyksen nimen kirjoittaa hallituksen puheenjohtaja, sihteeri tai yksi hallituksen keskuudestaan nimeämä jäsen.
8. Tilikausi ja toiminnantarkastus
Yhdistyksen tilikausi on kalenterivuosi. Tilinpäätös tarvittavine asiakirjoineen ja hallituksen vuosikertomus on annettava toiminnantarkastajalle viimeistään kuukautta ennen vuosikokousta. Toiminnantarkastajan tulee antaa kirjallinen lausuntonsa viimeistään kaksi viikkoa ennen vuosikokousta hallitukselle.
9. Yhdistyksen kokoukset
Yhdistyksen vuosikokous pidetään vuosittain hallituksen määräämänä päivänä tammi – toukokuussa. Jäsen voi osallistua, hallituksen niin päättäessä, yhdistyksen kokoukseen myös digitaalisen viestimen (puhelin, skype tai vastaava) välityksellä kokouksen aikana. Yhdistyksen kokouksissa on jokaisella yhdistyksen jäsenellä yksi ääni. Yhdistyksen kokouksen päätökseksi tulee se mielipide, jota on kannattanut yli puolet annetuista äänistä. Äänten mennessä tasan ratkaisee kokouksen puheenjohtajan ääni, vaaleissa kuitenkin arpa.
10. Yhdistyksen kokousten koollekutsuminen
Hallituksen on kutsuttava yhdistyksen kokoukset koolle vähintään seitsemän vuorokautta ennen kokousta sähköpostitse ja yhdistyksen nettisivuilla.
11. Vuosikokous
Yhdistyksen vuosikokouksessa käsitellään seuraavat asiat:
1. kokouksen avaus
2. valitaan kokouksen puheenjohtaja, sihteeri, kaksi pöytäkirjantarkastajaa ja tarvittaessa kaksi ääntenlaskijaa
3. todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus
4. hyväksytään kokouksen työjärjestys
5. esitetään tilinpäätös, vuosikertomus ja toiminnantarkastajan lausunto
6. päätetään tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä hallitukselle ja muille vastuuvelvollisille
7. vahvistetaan toimintasuunnitelma, tulo- ja menoarvio sekä liittymis- ja jäsenmaksun suuruus
8. valitaan hallituksen puheenjohtaja ja muut jäsenet
9. valitaan yksi toiminnantarkastaja ja yksi varatoiminnantarkastaja
10. käsitellään muut kokouskutsussa mainitut asiat
Mikäli yhdistyksen jäsen haluaa saada jonkin asian yhdistyksen vuosikokouksen käsiteltäväksi, on hänen ilmoitettava siitä sähköpostitse hallitukselle niin hyvissä ajoin, että asia voidaan sisällyttää kokouskutsuun.
12. Sääntöjen muuttaminen ja yhdistyksen purkaminen
Päätös sääntöjen muuttamisesta ja yhdistyksen purkamisesta on tehtävä yhdistyksen kokouksessa vähintään kolmen neljäsosan (3/4) enemmistöllä annetuista äänistä. Kokouskutsussa on mainittava sääntöjen muuttamisesta tai yhdistyksen purkamisesta. Yhdistyksen purkautuessa käytetään yhdistyksen varat yhdistyksen tarkoituksen edistämiseen purkamisesta päättävän kokouksen määräämällä tavalla. Yhdistyksen tullessa lakkautetuksi käytetään sen varat samaan tarkoitukseen.
Rekisteri- ja tietoturvaseloste
Tämä tietosuojaseloste on sekä asetuksen (EU) 2016/679 (jäljempänä tietosuoja-asetus) mukainen tiedote rekisteröidyille heidän henkilötietojensa käsittelystä että asetuksen (EU) 2016/679 (jäljempänä tietosuoja-asetus tai TSA) 30 artiklan mukainen seloste henkilötietojen käsittelytoimista.
Rekisterin nimi
Suomen puolanvinttikoirat ry:n jäsenrekisteri.
Rekisterinpitäjä
Suomen puolanvinttikoirat ry
Rekisterinpitäjän yhteyshenkilönä toimii järjestön jäsenvastaava/rahastonhoitaja Zaida Hämäläinen, sup.rahastonhoitaja@gmail.com
Yhdistys on Suomen Vinttikoiraliitto ry:n jäsenyhdistys ja muodostaa sen sekä muiden sen jäsenyhdistysten kanssa yhdistysoikeudellisesti nk. kiinteän liiton. Tästä kiinteästä liitosta käytetään tässä tietosuojaselosteessa nimitystä SVKL. Yhdistyksen henkilöjäsenillä on yhdistyksen jäsenyyden kautta välillinen jäsenyyssuhde SVKL:n yhden välissä olevan yhdistysportaan kautta.
Rekisteröityjen henkilötietojen tietolähteet, käyttötarkoitukset ja oikeusperiaatteet
Jäsenrekisterin tarkoituksena on mahdollistaa yhdistyksen toiminnan tarkoituksen toteuttaminen, jäsenten liittotason vaikutusmahdollisuuksien parantaminen, yhteydenpito jäsenistöön sekä yhdistyksen lakisääteinen vaatimus pitää jäsenistään jäsenrekisteriä.
Henkilötietojen käsittelyn ensisijaisena oikeusperusteena on tietosuoja-asetuksen artiklojen 6.1(a) ja 9.2(a) mukaisesti rekisteröidyn itsensä antama suostumus, artiklan 9.2(d) mukaisesti rekisteröidyn henkilön jäsenyyden myötä syntyvä yhteys harrastus yhdistykseen, ja artiklan 6.1(c) mukainen rekisterinpitäjän lakisääteinen velvollisuus pitää jäsenistään jäsenrekisteriä. Henkilön suostuessa henkilötietojensa tallentamiseen yhdistyksen jäsenmaksurekisteriin hän suostuu samalla niiden luovuttamiseen valitsemalleen yhdistykselle jäsenrekisteriin tallentamista varten. Yhdistys voi kuitenkin tarvittaessa pyytää suostumusta henkilöltä myös suoraan.
Ensisijaisena tietolähteenä toimivat Suomen puolanvinttikoirat ry:n jäsenmaksurekisteriin keräämät tiedot. Tietoja voidaan niiden ajantasaisuuden varmistamiseksi päivittää myös muihin julkisesti saatavilla oleviin rekistereihin tallennetuista henkilötiedoista, esimerkiksi julkisten Suomessa toimivien puhelinnumeropalvelujen tiedoista. Maksusuoritusten ja pankkiyhteystietojen osalta tietojen lähteenä toimii rekisteröidyn pankki.
Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin tallennetaan seuraavat henkilötietojen ryhmät:
etu- ja sukunimi
yhteystiedot, kuten sähköpostiosoitteet, puhelinnumerot ja katuosoitteet sekä asuinpaikkakunta.
tiedot jäsenyyksistä
tiedot jäsenmaksusuorituksista
tiedot yhdistyksen maksullisiin tapahtumiin osallistumisista.
tiedot jäsenyyden laadusta (varsinainen jäsen /perhejäsen)
Henkilötietojen säilyttämisaika
Mikäli henkilö ei itse jäljempänä esitetyllä tavalla vaadi henkilötietojensa poistoa rekisteristä, rekisterinpitäjä poistaa rekisteröidyn henkilötiedot, kun niiden käsittely ei enää ole tietojen käsittelyn tarkoitus huomioiden välttämätöntä, kuitenkin viimeistään sitten, kun on kulunut vähintään viisi kokonaista kalenterivuotta siitä, kun henkilön kaikki jäsenyydet ovat päättyneet tai päätetty.
Rekisteröidyn oikeudet
Oikeus saada pääsy rekisterin tietoihin
Henkilöllä on oikeus tietosuoja-asetuksen mukaisesti omasta pyynnöstään saada tieto hänen rekisteriin tallennetuista henkilökohtaisista tiedoistaan.
Tietoja voi tarvittaessa pyytää rekisterinpitäjän yhteyshenkilöltä.
Oikeus vaatia rekisterin tietojen oikaisua
Henkilöllä on oikeus tietosuoja-asetuksen mukaisesti vaatia häntä koskevien virheellisten tietojen oikaisua tai puutteellisten tietojen täydentämistä.
Oikaisua voi tarvittaessa pyytää rekisterinpitäjän yhteyshenkilöltä.
Oikeus rajoittaa ja vastustaa tietojen käsittelyä, kieltää tietojen käsittely sekä vaatia tietojen poistoa
Henkilöllä on oikeus tietosuoja-asetuksen mukaisesti kieltää henkilötietojen käsittely tai rajoittaa niiden käsittelyä ja vaatia rekisteriin tallennettujen henkilötietojen poistoa. Mikäli henkilö rajoittaa tai vastustaa käsittelyä tai kieltää käsittelyn tavalla, joka estää käyttämästä rekisteriä sen käyttötarkoituksen mukaisesti, rekisterinpitäjä katsoo henkilön eroavan yhdistyksestä.
Tietojen poistoa voi tarvittaessa pyytää rekisterinpitäjän yhteyshenkilöltä.
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus saada häntä koskevat tiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, esimerkiksi taulukko-, XML- tai JSON-muodossa. Tietoja voi tarvittaessa pyytää rekisterinpitäjän yhteyshenkilöltä. Rekisterinpitäjä pyrkii toimittamaan tiedot viivytyksettä, kuitenkin viimeistään kuukauden sisällä pyynnöstä. Mikäli kuukauden aikaraja ylittyy, rekisteröidylle tiedotetaan tästä erikseen.
Mikäli rekisteröidyn esittämät pyynnöt ovat luonteeltaan toistuvia, rekisterinpitäjällä on oikeus pyytää niiden toimittamisesta maksu. Maksun suuruudesta päättää yhdistyksen hallitus.
Valitusoikeus valvontaviranomaiselle
Jos rekisteröity henkilö katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan tietosuoja-asetusta, hänellä on oikeus tehdä valitus kansalliselle valvontaviranomaiselle. Tämä oikeus ei rajoita rekisteröidyn oikeuksia muihin lain suomiin suojakeinoihin.
Tietosuoja-asetuksen valvontaviranomaisena Suomessa toimii tietosuojavaltuutettu.
Yhdistys kehottaa rekisteröityjä jäseniään saattamaan mahdolliset epäilyksensä jäsenyhdistyksiä koskevista tietosuoja-asetuksen rikkomuksista välittömästi myös yhdistyksen hallituksen tietoon riippumatta siitä, aikooko jäsen tehdä asiasta valituksen valvontaviranomaiselle. Yhdistyksen hallituksen tavoittaa sähköpostitse osoitteesta hallitus@puolanvinttikoirat.fi
Tietojen luovutukset ja siirrot
Kaikki henkilötiedot voidaan yhdistyksen jäsenpalvelun parantamiseksi ja jäsenmaksuperinnän tehostamiseksi luovuttaa SVKL ry:n tai Suomen kennelliiton käyttöön yhdistyksen jäsenmaksurekisterin ylläpitoa varten. Mitään henkilötietoja ei muutoin luovuteta ulkopuolisille, paitsi milloin rekisterinpitäjän lakisääteisten velvoitteiden noudattaminen tätä edellyttää.
Henkilötietoja ei siirretä niiden käsittelyä varten Euroopan talousalueen ulkopuolelle, mikäli Euroopan komissio ei ole katsonut kohdemaan tietosuojan tasoa riittäväksi.
Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Kerättyjä tietoja ei käytetä pelkästään automaattiseen käsittelyyn perustuvaan päätöksentekoon. Tietoja voidaan kuitenkin käyttää profilointiin osittain automaattista päätöksentekoa varten viestinnällisissä tarkoituksessa, esimerkiksi haluttaessa välittää viesti kaikille niille henkilöille, joiden arvellaan olevan ilmoittamansa ikätiedon perusteella kiinnostuneita osallistumaan yhdistyksen nuorisoiltaan.
Henkilötietojen käsittelijät
Henkilöt, joilla on pääsy rekisterin tietoihin, nimeää yhdistyksen hallitus.
Henkilötietojen käsittelyn turvallisuus
Henkilötietojen käsittelyn turvallisuus on pyritty varmistamaan arvioituun riskitasoon nähden tarkoituksenmukaisella tavalla:
– Tiedot sijaitsevat rekisterinpitäjän hallinnassa olevalla laitteella, jonka sisältö on salattu tai virtuaalisella palvelimella tietokoneella, jonka fyysinen turvallisuus on riittävällä tavalla varmistettu.
– Tietojen luottamuksellisuus on turvattu salatulla tietoliikenteellä.
– Kyky palauttaa tiedot nopeasti vikatilanteessa on turvattu säännöllisellä varmuuskopioinnilla. Palveluiden käytettävyys on muuten varmistettu huolehtimalla ohjelmistojen ylläpidosta säännöllisesti.
Yhdistys pyrkii arvioimaan tietojenkäsittelyn turvallisuuteen vaikuttavien teknisten ja organisatoristen toimenpiteiden tehokkuutta säännöllisesti.
Käsittelyssä käytettäviä järjestelmiä, sovelluksia ja palveluja hankittaessa huomioidaan tietosuoja jo hankintaprosessissa.
Rekisterin muokkaaminen ja pääsy rekisterin tietoihin estetään teknisesti muilta kuin edellä määritellyiltä tietojen käsittelyyn oikeutetuilta henkilöiltä. Oikeutetut henkilöt tunnistetaan asianmukaisella pääsynvalvonnalla.
Henkilötietojen poistaminen
Yhdistyksestä eronneen henkilön tiedot poistetaan jäsenrekisteristä viimeistään 5 vuoden kuluttua siitä kun jäsenyys katsotaan päättyneeksi, tai yksilöidystä ostorekisteristä kun on kulunut 5 vuotta viimeisestä yhdistykselle suoritetusta muusta maksusuorituksesta. Tämän jälkeen tiedot näkyvät järjestelmissä vain henkilöön yksilöimättöminä maksusuorituksina yhdistykselle.